“Werk slimmer, niet harder”. Hartstikke leuk en aardig, maar hoe? Jij wilt namelijk wel beter je tijd managen, maar hebt geen idee hoe je daar in hemelsnaam aan begint. Het internet staat namelijk vol time management tips en jij ziet door de bomen het bos niet meer. Daarom, voor jou, 4 inzichten die je op weg helpen met jouw reis door het time management-bos.

Starten met time management — waar begin je?

Net als iedereen wil jij je tijd zo efficiënt mogelijk indelen — zo veel mogelijk werk verzetten in zo weinig mogelijk tijd. Logisch, wie wil dat nou niet?

Maar waar begin je?

Er zijn namelijk ontiegelijk veel timemanagement tips te vinden, online en in de nodige boeken. Deze stuk voor stuk doorpluizen voelt aan als veel werk en laten we eerlijk zijn: jij wilt nu een oplossing. Een paar tips. Enkele inzichten. Manieren waarmee je direct aan de slag kunt, zonder daar veel tijd en moeite in te steken.

Daarom, speciaal voor jou, enkele timemanagement inzichten op een rij. Deze bieden je een prima start voor wanneer je nieuw bent in het hele timemanagement-gebeuren. Lees ze door. Pas ze toe. Je zal vanzelf merken dat je tijd efficiënt indelen helemaal niet zo moeilijk blijkt als dat je dacht.

4 kleine time management lessen met groots effect.

1. Focus op taken die echt belangrijk zijn.

Zodra een collega je kantoor op stormt met een “spoedje” pak je dit direct op. Een mail in je inbox? Je beantwoordt hem meteen. En hoewel je denkt dat je hierdoor ontzettend productief bezig bent, heb je het bij het verkeerde eind.

Wanneer jij je telkens focust op het uitvoeren van ad hoc klusjes, heb je geen ruimte om je bezig te houden met taken die er daadwerkelijk toe doen — taken die binnen je functieomschrijving horen en die gewoon moeten gebeuren.

Wat je daarom voortaan doet: voorkom daarom dat jij je werkdag laat opslokken door verzoekjes van anderen en focus je op taken die daadwerkelijk iets nuttigs opleveren. Houd je enkel bezig met je belangrijkste projecten, taken die bij je functieomschrijving horen en klusjes die de meest waardevol zijn.

… en heb je dán nog tijd over, dan kun je gerust dat “spoedje” oppakken.

2. Tijd is relatief, Einstein zei het al

Bij het inplannen van taken houdt je zelden rekening met je mentale energie. Jij focust je enkel op hoeveel tijd een taak in beslag neemt. Kost het afhandelen van die aanvragen 60 minuten, dan plan jij daar ook 60 minuten voor in je agenda. Dit werkt niet.

Afhankelijk van hoe jij je voelt, hoeveel energie je hebt en het moment waarop je een taak uitvoert, kan een taak in tijdsduur verschillen. Kom jij namelijk na een slopende werkdag thuis, dan zal een taak waar je normaal een uur mee bezig bent ineens 80 minuten van je vragen.

Wat je daarom voortaan doet: houd daarom niet alleen rekening met wát je uitvoert, maar ook wanneer — wat is het meest geschikte moment om hieraan te beginnen? Kan ik vrijdagmiddag echt de concentratie opbrengen om hieraan te werken of ben ik dan uitgeput? Jezelf dit afvragen maakt écht een verschil in het hanteren van een realistische planning.

3. Gelijksoortige taken vragen om andere soorten tijd.

Je onderschat de tijd die een bepaalde taak vraagt omdat jij ervaring denkt te hebben met een soortgelijke taak. Wat bedoelen we hiermee?

Nou, stel dat je normaal gesproken 15 minuten nodig hebt om een nieuwe klantgegevens in te voeren. Nu vraagt je collega of jij dit ook even kunt doen voor de gegevens van een nieuw bedrijf. “Tuurlijk”, denk je. “Kost me normaal een kwartiertje. Nu vast ook.” Jij hebt er echter geen rekening mee gehouden dat je hier nog een aantal telefoontjes voor moet plegen. Hierdoor kost die taak geen 15 minuten, maar dik drie kwartier.

Wat je daarom voortaan doet: ga er niet van uit dat een taak evenveel tijd in beslag neemt als een soortgelijke taak. Dat je ervaring hebt met een klus wil namelijk nog niet zeggen dat deze om evenveel tijd vraagt. Wees daarom realistisch: “is dit een simpele taak of komt er toch meer bij kijken?”

Dit maakt het plannen van taken een stuk makkelijker.

4. Uitstelgedrag voelt misschien productief, maar is alles behalve dat.

“Ik doe dit morgen wel”, vertel je jezelf terwijl je je laptop dichtklapt. “ .”

Wees even eerlijk: hoe vaak verschuil jij je niet achter je uitstelgedrag? Je houdt jezelf voor dat dit niet het moment is om aan dat boek te beginnen of dat je Patrick’s hulp echt nodig hebt, maar je weet ook wel dat dit drogredenen zijn.

Je hebt gewoonweg geen zin, bent moe en hangt liever op de bank. Houdt jezelf dan ook niet voor de gek.

Een taak uitstellen voelt op het moment zelf namelijk wel ontzettend lekker, toch zorgt het er enkel voor dat je jezelf in de toekomst met meer werk (én de daarbij komende stress) opzadelt.

Wat je daarom voortaan doet: bijt door de zure appel geen. Stop met geloven dat taken op een ander moment soepeler of beter zullen verlopen. Bedenk vooraf welke taken er zich vandaag op jouw bordje bevinden. Breek ze op in zo klein mogelijke stukken en rooster ze gelijk in je agenda. Zo maak je het jezelf een stuk makkelijker om daadwerkelijk aan een taak te beginnen.

Kortom:

Zoals je ziet hoeft je je tijd efficiënt indelen helemaal niet intimiderend of lastig te zijn. het komt enkel neer op een paar simpele mindshifts — beseffen dat jij je met de juiste zaken moet bezighouden op het juiste moment.

Begin daarom klein:

  1. Richt je op taken die de meeste impact op je werkdag hebben.
  2. Besef dat je niet in een uur één uur aan werk verzetten.
  3. Weet dat soortgelijke taken niet soortgelijke tijd kosten.
  4. Knoop in je oren dat uitstelgedrag alles behalve productief is.

Dit is waar je start. Een paar kleine veranderingen in je workflow die een groots resultaat opleveren. Tips die jij nu kunt toepassen, zonder eerst talloze artikelen of time management boeken te moeten raadplegen.

Wil je nu meer?

Heb je de smaak nu te pakken en wil je meer weten over het productiever omgaan met je tijd? Check dan eens onze site waar je meer van dit soort artikelen vindt, boordevol de nieuwste time management tips.

En wil je nou in de leren hoe jij in de praktijk je productiviteit kunt verhogen, check dan eens onze training time management. Daar leer jij hoe je nog beter met je tijd en aandacht kunt omgaan. Zowel in je eentje, als in een team. Handig, voor jou en je collega’s.